Generalforsamlingens afholdelse
Hvornår skal der indkaldes til generalforsamling?
Generalforsamlingen skal være indkaldt i henhold til de frister, der er anført i vedtægten. Det betyder, at indkaldelsen skal være kommet frem til medlemmet (eller offentliggjort på anden vis, som fremgår af vedtægterne) inden for den angivne frist.
I normalvedtægtens § 3 fremgår det, at generalforsamlingen skal afholdes inden udgangen af maj. Ifølge § 3, stk. 2, skal indkaldelsen udsendes senest 4 uger før generalforsamlingens afholdelse, og tidligst 8 uger inden afholdelsen.
Seneste tidspunkt for indkaldelse til generalforsamlingen ifølge normalvedtægten er derfor i starten af maj måned, hvis generalforsamlingen afholdes ultimo maj.
Hvem har forsendelsesrisikoen for at indkaldelsen er kommet frem rettidigt?
Det er Ejerforeningen, der har forsendelsesrisikoen, for at en indkaldelse er kommet frem rettidigt. Det betyder, at en eventuel forsinkelse med levering af posten vil medføre, at fristerne i indkaldelsen ikke er overholdt - også selv om det er Post Nord, der har været længere tid om at levere end oplyst på deres hjemmeside.
Kan man indkalde via e-mail, hvis det ikke fremgår af vedtægterne?
De fleste vedtægter anfører at indkaldelse til generalforsamling skal ske skriftligt. Dvs. at der skal være tale om et varigt medie.
Der er ikke lovgivning, der regulerer, at ejerforeninger ikke må korrespondere digitalt. Derfor vil det være i overensstemmelse med skriftlighedskravet i vedtægterne, hvis man indkalder pr. e-mail.
Da det er ejerforeningen, der har forsendelsesrisikoen for at indkaldelsen er kommet frem - også ved brug af e-mail. Derfor foretrækker mange foreninger at indsætte en bestemmelse om elektronisk kommunikation i vedtægterne førend der indkaldes via e-mail.
Hvad er fristen for indkaldelse, hvis man bruger e-mail til nogle medlemmer og brev til de der ikke ønsker elektronisk post?
Hvis man indkalder nogle medlemmer pr. e-mail og andre medlemmer pr. almindelig post (som følge af digital tilmelding til elektronisk kommunikation hos nogle medlemmer, men ikke alle), så skal alle indkaldelser være kommet frem rettidigt. Dvs. både de elektroniske indkaldelser og de der fremsendes pr. post skal være kommet frem til medlemmerne.
Det er ikke nok, at indkaldelsen er sendt inden fristens udløb.
Hvad er konsekvensen, hvis indkaldelsen ikke kommer frem rettidigt?
Hvis generalforsamlingen ikke er indkaldt rettidigt, så er generalforsamlingen ugyldig, og de beslutninger man træffer på generalforsamlingen vil være ugyldige. Kun hvis samtlige medlemmer møder op på generalforsamlingen og accepterer, at generalforsamlingen gennemføres på trods af sen indkaldelse, kan man reparere på denne fejl. I modsat fald må man udskyde generalforsamlingen til et nyt tidspunkt, hvor der kan indkaldes rettidigt.
Hvad skal indkaldelsen indeholde?
I vedtægterne er der en minimumsdagsorden med punkter, der som minimum skal fremgå af indkaldelsen til ordinær generalforsamling.
Derudover skal man være opmærksom på, at de fleste vedtægter indeholder bestemmelser om, at indkaldelsen skal være vedlagt årsregnskab og budget.
Hvad er generalforsamlingens rolle i en ejerforening?
Generalforsamlingen er ejerforeningens øverste myndighed, jf. EJL § 3, stk. 2. Dette betyder, at næsten alle beslutninger som bestyrelsen har truffet kan omgøres af generalforsamlingen.
Hvordan træffer generalforsamlingen beslutninger?
Beslutninger træffes ved simpelt eller kvalificeret flertal, jf. normalvedtægtens §§ 2, stk. 3 og 4. Derudover gælder de foreningsretlige grundsætninger, der medfører at visse beslutninger derudover kræver samtykke fra de medlemmer beslutningen går ud over eller alle medlemmer.
- A) Simpelt flertal: Når generalforsamlingen skal godkende budget og regnskab, eller i øvrigt træffe beslutninger, der betragtes som sædvanlige og driftsmæssige, jf. dagsordenen i § 3, stk. 1 i normalvedtægten, kan disse typisk træffes med stemmeflerhed efter fordelingstal (mere end 50 % af de afgivne stemmeandele).
At stemme efter fordelingstal betyder, at ejermedlemmets stemme medregnes efter det til ejerlejligheden tilhørende fordelingstal. Ejere af større ejerlejligheder har derfor en tilsvarende større indflydelse.
- B) Kvalificeret flertal: Ved kvalificeret flertal forstås opnåelse af 2/3 af alle stemmeberettigedes stemmer - såvel efter antal som fordelingstal.
Hvis generalforsamlingen skal træffe beslutninger, som vedrører væsentlige forandringer af fællesarealerne, bortsalg af tilbehør eller andre tiltag af væsentlig betydning for fællesskabet, vil disse beslutninger skulle træffes af generalforsamlingen med kvalificeret flertal.
Der opnås sjældent et flertal på 2/3 af samtlige ejerforeningens medlemmer efter antal og fordelingstal. Såfremt mere end 2/3 af de til generalforsamlingen repræsenterede medlemmer (fremmødte og fuldmagter) stemmer for, kan beslutningen dog alligevel træffes under følgende forudsætning:
Der afholdes en ekstraordinær generalforsamling inden 8 uger efter den ordinære generalforsamling har været afholdt, hvor der igen opnås minimum 2/3 stemmer for beslutningen – både efter antal og fordelingstal.
Der kan ikke indkaldes til ekstraordinær generalforsamling førend den ordinære generalforsamling har været afholdt, således at der i indkaldelsen kan redegøre for resultatet af den ordinære generalforsamling.
- C) Samtykke/Enstemmighed:
Der er visse beslutninger, som typisk ikke kan træffes af generalforsamlingen uden de enkelte medlemmers samtykke. Dette er beslutninger som bryder med enkelte medlemmers velerhvervede rettigheder, forøger ejernes forpligtelser i væsentligt omfang, eller på anden vis er stridende med foreningsretlige hensyn.
Eksempel 1: Ændring af vedligeholdelsespligten – Omkostningsomfordeling.
Hvad enten ejerforeningen påtager sig en vedligeholdsforpligtelse eller overdrager forpligtelsen til ejerne, kan der være nogle som kommer til at betale mere end andre, som følge af tiltaget. I så fald vil der være tale om en omfordeling af ejernes omkostninger, som ikke kan vedtages uden de berørte ejeres samtykke.
Hvis ejerne har haft en vedtægtsmæssig pligt til at vedligeholde egne vinduer udvendigt, og en ejer udskifter disse for egen regning, vil ejeren blive stillet urimeligt, såfremt ejerforeningen bagefter påtager sig vedligeholdspligten, da ejeren dermed indirekte kommer til at betale samme udgift igen via fællesudgifterne på vegne af de øvrige ejere.
Eksempel 2: Ændring af ejernes fordelingstal.
Da omfanget af ejernes pligter og rettigheder i høj grad bestemmes af fordelingstallet, kan en generalforsamling ikke vedtage at ændre herpå således at de indbyrdes rettigheder/forpligtelser forskydes. Dette kræver samtykke fra de berørte ejere – uanset at beslutningen er blevet truffet med kvalificeret flertal.
Altaner
Særligt altaner er noget der i praksis giver hovedbrud i forhold til, hvilket flertal, der skal til for at vedtage altanprojekter.
Her er det vigtigt at sondre mellem vedligeholdelse af ældre altaner eller udførelse af nye altaner, da det har betydning om der er tale om vedligeholdelse eller forandring af fælles bestanddele.
Salg af loftarealer
I EJL § 5, stk. 7 er det muligt at træffe beslutning om indretning og efterfølgende salg af loftsarealer ved et kvalificeret flertal:
"Beslutninger om indretning af tagboliger på fællesejendom ved indretning af eksisterende tagetager eller ved påbygning af yderligere etager træffes på generalforsamlingen ved, at 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer såvel efter antal lejligheder som efter fordelingstal stemmer herfor."
"Døde stemmer" vækkes til live med den nye ejerlejlighedslov
Der har frem til 1. juli 2020 været en særegen stemmebegrænsningsregel i dagældende EJL § 2, stk. 4, hvor man som oprindelig ejer- eller efterfølgende erhverver, af mere end én ejerlejlighed i en ejerforening, fortabte sin stemmeret efter fordelingstal (for bestandigt) såfremt der skete genudlejning af ejerlejlighederne efter 1979.
Bestemmelsen blev oprindeligt indført for at begrænse udlejers indflydelse på generalforsamlingens beslutninger om almindelige driftsmæssige forhold, efter at ejeren havde opdelt sin udlejningsejendom i ejerlejligheder, og begyndte at frasælge ejerlejlighederne. Stemmeretsfortabelsen omfattede de ejerlejligheder som ejeren ikke frasolgte efter sin opdeling af udlejningsejendommen i ejerlejligheder, men i stedet valgte at genudleje. Udlejeren blev således ”straffet” på sin medindflydelse i daglige driftsmæssige forhold, for at beskytte de indflyttende ejeres indflydelse.
En ejer af flere udlejede ejerlejligheder havde dog stadigvæk adgang til at deltage i afstemninger med antallet af stemmer, hvilket betød, at udlejer bevarede sin stemmeret i væsentlige beslutninger, som skulle træffes med kvalificeret 2/3 majoritet. Man kunne således som ejer kun gøre sin stemmeret gældende ved almindelige beslutninger for den ejerlejlighed, som man selv beboede. Dog med den modifikation, at man beholdte sin stemmeret, hvis man blot ejede og udlejede én ejerlejlighed. Ejede man to ejerlejligheder eller flere og samtidigt udlejede disse, fortabte man sin adgang til at stemme efter dagældende EJL § 2, stk. 4, såfremt man udlejede ejerlejlighederne mere end én gang (genudlejning).
Ved moderniseringen af ejerlejlighedsloven, der trådte i kraft 1. juli 2020, blev denne stemmeretsbegrænsning fjernet helt fra loven. Det betyder, at de ejerlejligheder, der tidligere havde fortabt deres ret til at stemme ved afstemninger efter fordelingstal, nu igen har stemmeret - såvel efter antal og fordelingsret.
På alle generalforsamlinger, der afholdes efter den 1. juli 2020, skal man derfor være opmærksom på, at alle ejerlejlighedsejere har stemmeret.
