Vedligeholdelsesplaner

Uanset om jeres ejerforening omfatter en enkelt etageejendom, en rækkehusbebyggelse eller andre former for bebyggelse, er der brug for en vedligeholdelsesplan til de bygninger, der indgår i foreningens fælleseje. Med den kan I sikre en fornuftig arbejdsproces i forhold til de enkelte opgaver, prioritere opgaverne og styre økonomien, både for så vidt angår drift, vedligeholdelse og fornyelser.

Vedligehold er bestyrelsens ansvar

En af bestyrelsens mange opgaver i en ejerforening, er at sørge for planlægning, prioritering og økonomi af drift, vedligeholdelse og fornyelser af foreningens bygninger. Det være sig selve ejendommen i en ejerforening, der består af ejerlejligheder eller fælleshuse og fællesarealer i en rækkehusbebyggelse eller andre boligformer.

Til brug for planlægningen vælger de fleste ejerforeninger at få udarbejdet en vedligeholdelsesplan af et rådgivende ingeniørfirma, en byggerådgiver eller de håndværks- eller entreprenørfirmaer, der tilbyder dette.

Hvad er en vedligeholdelsesplan?

Vedligeholdelsesplanen er et værktøj i form af et arbejdsdokument, som beskriver bygningernes nuværende tilstand og hvilke vedligeholdelsesarbejder, der forventes at komme på bygningerne inden for de kommende 10 år.

Vedligeholdelsesplanen kan således være med til at spare jer for mange penge og sørge for, at I undgår store udgifter til en akut indsats, fordi I får udført vedligeholdelsen i tide, inden det udvikler sig til deciderede skader eller kommer til at udgøre en fare.

Samtidig sikrer den en ligelig spredning af udgifterne til vedligeholdelsen, så I kan holde vedligeholdelsesarbejdet inden for et bestemt budget hvert år. Dertil kan så indlægges en opsparing i budgettet hvert år, så I får sparet op over flere år til større vedligeholdelsesarbejder som fx udskiftning af taget eller vinduerne, når de står for tur i vedligeholdelsesplanen.

Det indeholder en vedligeholdelsesplan

Som sådan er der ikke nogle regler for, hvad en vedligeholdelsesplan skal indeholde og hvordan den skal være stillet op. Det betyder, at der kan være meget stor forskel på omfanget og detaljeringsgraden af vedligeholdelsesplanen, alt efter hvilken udbyder I vælger til at forestå opgaven med at udvikle den.

Uanset hvilken samarbejdspartner I vælger, tager vedligeholdelsesplanen udgangspunkt i en nøje gennemgang af alle ejendommens eller fællesbygningernes forskellige bygningsdele. Endvidere medtager de fleste vedligeholdelsesplaner også udenoms- og fællesarealer og inddrager dem i planlægningen.

Til hver enkelt bygningsdel kommer vedligeholdelsesplanen så med en plan for vedligeholdelsen af den pågældende del set hen over de næste 10 år. Planen tager udgangspunkt i bygningselementets konkrete stand, når det skal bestemmes, hvornår bygningselementer skal vedligeholdes første gang.

De mest nedslidte og vedligeholdelseskrævende elementer tages først, og derefter kommer så de dele, der er i en bedre stand. Efter den første vedligeholdelsesrunde indgår de enkelte bygningsdele så i vedligeholdelsesplanen med forskellige intervaller, alt efter hvor vedligeholdelseskrævende og udsatte de enkelte bygningselementer er.

Fordele ved en vedligeholdelsesplan

Med en vedligeholdelsesplan får I en prioriteret og planlagt liste over vedligeholdelsesarbejder, der skal foretages hen over de næste 10 år. De mest avancerede vedligeholdelsesplaner tilstræber at holde vedligeholdelsesarbejdet på samme niveau hvert år. Så bliver det muligt at køre med et fast beløb på budgettet, der også rummer plads til en vis opsparing til de større vedligeholdelsesarbejder.

Det gør det nemmere for bestyrelsen i ejerforeningen at budgettere og planlægge både økonomi og de praktiske forhold ved de enkelte vedligeholdelsesopgaver. Det betyder også, at I kan komme i gang med at finde de nødvendige håndværkere og andre leverandører i god tid, ligesom I vil kunne udbyde visse vedligeholdelsesopgaver i samlet udbud og på den måde spare ekstra på budgettet.

Husk også en driftsplan

Normalt skal I foretage en større revision af vedligeholdelsesplanen hvert femte år. Men det er en god ide at tjekke de løbende bygningsdele løbende, for at sikre at skader opdages i tide. Derfor er det en god ide også at få udarbejdet en driftsplan i forbindelse med vedligeholdelsesplanen. Driftsplanen beskriver, hvor tit de enkelte bygninger og bygningsdele skal inspiceres. Det afhænger af, hvor udsatte og hvor kritiske for bygningens konstruktion de enkelte bygningsdele er.

Ud fra driftsplanen bliver det muligt for bestyrelsen i ejerforeningen at afsætte et budget til løbende ad-hoc vedligeholdelse og reparationer. Det kan på sigt spare foreningen for mange store og måske ellers uforudsete udgifter.

Hvad er fordelen ved en driftsplan

Ved at køre med en fast driftsplan kan begyndende forfald, opståede skader og lignende opdages og eventuelt udbedres, før de udvikler sig til problemer. Den løbende inspektion kan også medføre, at I bliver nødt til at justere vedligeholdelsesplanen, hvis den løbende inspektion finder større, akutte problemer, som kræver et større budget end det, der er afsat til løbende ad-hoc reparationer.

I forbindelse med driftsplanen oprettes en driftsjournal. Her kan det registreres, hvad der blev fundet af fejl, mangler eller skader i forbindelse med de planlagte inspektioner, samt hvad der blev besluttet at gøre ved dem.

Så kan I altid slå den sidst kendte status op på den enkelte bygningsdel, næste gang den skal inspiceres. Tilsvarende kan I gå tilbage og se status på bygningsdelen ved sidste inspektion, hvis der opstår pludselige skader. Endelig kan I gennemgå status på hver enkelt bygningsdel og eventuelt medtage dem før tid i vedligeholdelsesplanen, hvis der skulle være penge til overs på budgettet.

Det kan også være hensigtsmæssigt at tage en bygningsdel med, hvis der alligevel skal foretages vedligeholdelsesarbejder på andre bygningsdele i nærheden. Her kan driftsjournalen give jer de mest oplagte kandidater i nærheden af det allerede påtænkte vedligeholdelsesarbejde.

Vedligeholdelsesplanen bør også indeholde fornyelser

En god vedligeholdelsesplan bør også indeholde nødvendige fornyelser på bygninger og bygningsdele. Det kan omfatte nødvendige udskiftninger af nedslidte bygningsdele eller moderniserings- og forbedringsopgaver, der

Ved at medtage dem i vedligeholdelsesplanen, bliver fornyelserne en del af det løbende budget og kan dermed indarbejdes i økonomien, når der er råd til dem.

Hvem kan I bede om tilbud på en vedligeholdelsesplan?

Skal I indhente tilbud på en vedligeholdelsesplan til jeres ejerforening, skal I have fat i enten en rådgivende ingeniør, en bygningssagkyndig eller en større håndværksvirksomhed eller entreprenør til at give tilbud på opgaven. Disse tre virksomhedstyper er de mest udbredte udbydere af vedligeholdelsesplaner til private ejerforeninger.

Hvad skal I overveje, før I indhenter tilbud på en vedligeholdelsesplan

Men før I indhenter tilbud på en vedligeholdelsesplan, bør I beslutte jer for, hvorvidt det skal være pris, kvalitet eller et helt tredje parameter, som skal være udslagsgivende for, hvilken aktør i vælger til at udarbejde vedligeholdelsesplanen.

Her kan det være besnærende at vælge prisen som den vigtigste parameter. Men her skal I huske på, at der ikke findes nogle regler for, hvad en vedligeholdelsesplan skal indeholde. Det betyder, at I kan risikere, at vedligeholdelsesplanen kun er på et par sider og ikke nær så detaljeret fra en billig aktør, som den er hos en aktør, der er dyrere.

Derfor skal I altid bede om at få udleveret en prøve på en vedligeholdelsesplan, som vedkommende har udarbejdet til et byggeri, der ligner det, I har i jeres ejerforening. Derved kan I få et indblik i omfang og detaljeringsgrad af den vedligeholdelsesplan, som I til sin tid vil modtage, hvis det er denne aktør, som vinder tilbudsrunden.

Andre grunde til at tilbudsprisen er unaturlig lav

Da konkurrencen i markedet er rimelig hård, går nogle udbydere af vedligeholdelsesplaner ud med en meget lav pris på vedligeholdelsesplanen i håb om, at deres firma kommer til at udføre de efterfølgende renoveringsopgaver.

Det kan have afsmittende effekt på den udarbejdede vedligeholdelsesplan, så fx de opgaver det pågældende firma er stærkest i, bliver opprioriteret og udført først. På den måde kan firmaet hurtigt tjene noget af det hjem igen, som de satte til på at udarbejde vedligeholdelsesplanen for jer.

Derfor er det altid en god ide at melde klart ud, når I beder om tilbuddet på vedligeholdelsesplanen, at I ikke kan garantere, at de efterfølgende renoveringsopgaver tildeles dem, der har udarbejdet vedligeholdelsesplanen. Det afføder oftest en mere korrekt pris på vedligeholdelsesplanen fra alle aktører.

Indhent altid mindst 3 tilbud på en vedligeholdelsesplan

Når I som bestyrelse i en ejerforening skal købe en vedligeholdelsesplan, er det vigtigt, at I får indhentet mindst tre tilbud på opgaven. Derved sikrer I jer mod, at I kun får priser fra de to dyreste aktører i markedet. Samtidig er et en god ide, kun at holde sig til netop tre tilbud. Det giver den enkelte aktør, som byder ind på opgaven, en større chance for at vinde opgaven.

Den hurtige genvej til 3 tilbud på en vedligeholdelsesplan

Har du fået til opgave at indhente tilbud på en vedligeholdelsesplan i jeres ejerforening, opdager du hurtigt, at du skal ringe til væsentligt flere aktører end de tre, du skal bruge tilbud fra. Nogle har først tid om lang tid og andre af dem, du kontakter, udarbejder måske slet ikke vedligeholdelsesplaner.

Her kan 3byggetilbud.dk hjælpe dig med en hurtig genvej til at få 3 tilbud på en vedligeholdelsesplan for jeres ejerforening. Alt hvad du skal gøre, er at udfylde formularen her med oplysninger om jeres opgave. Så sender de tre forskellige udbydere af vedligeholdelsesplaner til dig, som kontakter dig inden for kort tid.

Kilde: 3byggetilbud.dk

Se 3byggetilbud.dks Guide Vedligeholdelsesplan i jeres ejerforening 

Hvad skal ejerforeninger overveje i forhold til persondataforordningen

Af advokat Mette Haagensen

Indledning

Den 25. maj 2018 blev persondataloven erstattet af persondataforordningen og den danske databeskyttelseslov med supplerende bestemmelser. Generelt er der ikke mange nye regler, som ikke allerede har været gældende i Danmark siden 2001. Det nye er at det kan koste dyrt i bøder, hvis man ikke overholder databeskyttelsesreglerne, og at virksomhederne skal kunne dokumentere, at de overholder reglerne. Det er derfor nødvendigt at man som forening får styr på sine oplysninger og sine arbejdsgange, og at man sikre sig at medlemmerne får de nødvendige oplysninger om behandling af persondata i foreningens regi.

Dvs. at foreningerne skal sørge for følgende: 

• Få et overblik over foreningens personoplysninger
• Gennemgå betingelserne for udbydere af mail-, cloud- og hjemmesideløsninger
• Fastsæt retningslinjer for hvordan foreningens personoplysninger må behandles i bestyrelsen
• Fastsæt en procedure i tilfælde af sikkerhedsbrud
• Lav en fortegnelse over foreningens behandling af personoplysninger
• Informer foreningens beboere og medlemmer om foreningens behandling af personoplysninger
• Fastsæt en procedure for, hvordan beboerhenvendelser skal behandles
• Indhent samtykke, hvis foreningen behandler personoplysninger, der ikke er nødvendige af hensyn til driften
• Indgå databehandleraftaler med foreningens samarbejdspartnere

Få et overblik over foreningens personoplysninger

Bestyrelsen bør fastlægge, hvilke personoplysninger foreningen har, hvad foreningen bruger oplysningerne til, hvordan oplysningerne behandles, og hvordan oplysningerne beskyttes.

En forening kan fx have dokumenter med personoplysninger i form af:

• Medlemsliste med kontaktoplysninger, fx navn, adresse, telefon og e-mail
• Mailliste over foreningens beboere / medlemmer
• Kontooplysninger
• Købsaftaler 
• Skifteretsattester
• Bestyrelsesmødereferat
• Generalforsamlingsreferat
• Byggesager for ejendommen eller de enkelte lejligheder
• Ventelister
• Beboersager (fx restancer, klagesager eller eksklusionssager)
• Intern korrespondance i bestyrelsen

Det er som udgangspunkt almindelige oplysninger, der fremgår af dokumenterne. Hvis der fremgår cpr.nr. af nogle dokumenter, skal man være særlig opmærksom på sikring af denne oplysning. Man skal også være særlig opmærksom, hvis man modtager oplysninger om helbred, misbrug, strafbare forhold eller lignende, fx i forbindelse med klagesager. Bestyrelsen kan også have indhentet kopi af legitimation fra bestyrelsesmedlemmer til brug for legitimering over for Nets, revisor eller bank. Har foreningen ansatte, der aflønnes af foreningen, fx en vicevært, vil foreningen have en række personoplysninger om den ansatte, fx cpr.nr. til brug for indberetning af skat.    

Er du i tvivl om hvad der er almindelige oplysninger eller hvornår man må behandle personoplysninger, så læs vores korte artikel om almindelig viden om persondata.

Eksempler på typiske behandlinger i bestyrelsesarbejdet

For at lette bestyrelsens arbejde med at overholde reglerne om databeskyttelse, bør bestyrelsen altid have dataminimering for øje i sine arbejdsgange.

Medlemslister

Foreningen må gerne have en liste over medlemmerne, som alle medlemmer af foreningen har adgang til, men hvis medlemslisten er til gængelig på en hjemmeside, så skal den være låst, så det kræver login af medlemmerne på hjemmesiden, for at læse medlemslisten. Den må ikke være offentligt tilgængelig.

Købsaftaler

Det er nødvendigt af hensyn til tinglysning af adkomst på en ejerlejlighed, at have cpr.nr. på køber og sælger, hvorfor dette ofte fremgår af købsaftalen. Det er et lovligt formål, men vær opmærksom på, at cpr.nr. skal fjernes, hvis købsaftalen sendes til uvedkommende.

Hvis bestyrelsen i forbindelse med en orientering om ny ejerlejlighedsejer modtager oplysninger, som ikke er relevante, når personen er flyttet ind i boligen, bør bestyrelsen slette oplysningerne.

Bestyrelsesmødereferater

Referenten bør være opmærksom på, at bestyrelsen ikke må videregive personoplysninger i forbindelse med behandling af personsager, fx restancesager eller klagesager. Hvis referatet skal udleveres til eller offentliggøres for medlemmerne i foreningen, skal man være påpasselig med kun at skrive det nødvendige i referatet.

Generalforsamlingsreferater

Referenten bør være opmærksom på, hvilke personoplysninger, der er nødvendige at medtage i et generalforsamlingsreferat, da referatet skal udleveres til ejendomsmæglere, banker og interesserede købere. Det anbefales, at generalforsamlingsreferater laves som beslutningsreferater, hvor kun det nødvendige medtages.

Det er nødvendigt at anføre navne på de der er valgt til bestyrelsen, samt andre poster så som revisor, administrator m.v.

Øvrige nødvendige henvisninger til medlemmer kan evt. anføres ved angivelse af medlemsnummer i stedet for navn, dvs. at man pseudonymiserer personoplysningerne. Dette kan fx bruges ved oplysning om forslagsstiller, fuldmagtsgivere eller ved notering af medlemmer der er til stede, har stemt imod forslag eller lignende, når det kan være relevant at dokumentere dette (og det derfor ikke kan udelades).

Klagesager

Hvis bestyrelsen modtager en klage fra en beboer over en anden beboer, skal der ske partshøring af klagen. Her bør bestyrelsen anonymisere klagen før den sendes i høring.  

Eksklusionssager

Hvis en sag udvikler sig til en eksklusionssag, kan det blive nødvendigt at involvere generalforsamlingen, fx hvis det fremgår af vedtægterne, at det er generalforsamlingen, der skal træffe beslutning om eksklusion, eller hvis foreningen skal betale for at få sagen anlagt for retten og ført af en advokat.

Bestyrelsen bør pseudonymisere personoplysninger, og være særligt opmærksom på, om der behandles følsomme oplysninger, der kræver særlig beskyttelse. Overvej om det er nødvendigt at disse oplysninger fremgår.

Hvis det er det ekskluderede medlem, der selv anmoder om at få sagen behandlet af generalforsamlingen, bør bestyrelsen få medlemmets samtykke til behandling af personoplysninger, der har relevans for sagen.

Sygdom

Hvis der i foreningen er en beboer, der ikke kan tage vare på sig selv og/eller boligen på grund af psykisk eller fysisk sygdom, kan bestyrelsen behandle disse oplysninger, hvis det er nødvendigt for at beskytte beboeren, andre beboere i foreningen og/eller boligen. Dette kan fx indebære kontakt til offentlige myndigheder med henblik på at skaffe hjælp til den pågældende. I behandlingen af sådanne sager bør bestyrelsen være opmærksom på, at helbredsoplysninger er følsomme oplysninger, der derfor kun skal registreres, hvis det er nødvendigt, og hvor behandlingen kræver særlig påpasselighed. Hvis man kan nøjes med at notere at vedkommende er syg, men ikke hvilken sygdom, så er der ikke tale om en følsom oplysning, hvorfor dette kan være at foretrække i de tilfælde, hvor det ikke er nødvendigt at kende sygdommen.

Sikkerhed

Som et grundelement i arbejdet med beskyttelsen af personlige personoplysninger, er det nødvendigt med fokus på behandlingssikkerhed, dvs. at der bliver passet på de personlige oplysninger, som man behandler eller ”låner” fra lejere og ejerlejlighedsejerne.

I lyset af den digitale udvikling har informationssikkerhed fået en nøglerolle. Men det er værd at huske på, at behandlingssikkerhed ikke kun handler om hackere, cyberangreb og lignende digitalt baserede udfordringer for sikkerhed om persondata.

Behandlingssikkerhed handler også om organisering af arbejdet med personlige oplysninger, herunder hvem der har adgang til dem. Det handler derfor også om den fysiske sikkerhed, herunder aflåsning af arkivskabe, det handler om clean-desk-policies, så personlige oplysninger ikke ligger fremme og kan blive læst af uvedkommende husstandsmedlemmer, andre beboere, rengøring eller håndværkere m.v.

Med andre ord handler behandlingssikkerhed ikke kun om teknologi og informationsteknologi, men i særdeleshed også om fysiske og systemiske tiltag.

Lykkes det ikke at passe på de personlige oplysninger, udsættes beboeren (lejer eller ejerlejlighedsejer) for en risiko, nemlig at de personlige oplysninger bliver brugt på en måde, som beboeren ikke vil acceptere, til ulovlige formål eller bliver brugt imod beboeren.

Derfor skal man som forening fastsætte det sikkerhedsniveau, som er passende i forhold til individet (beboeren). Erfaringen viser, at det er netop dette sidste element, der volder vanskeligheder for private virksomheder og foreninger.

Gennemgå betingelserne for udbydere af mail-, cloud-, og hjemmesideløsninger

Persondataforordningen indeholder en række særlige regler for overførsel af personoplysninger til tredjelande, dvs. lande uden for EU’s grænser. Disse særlige regler er forårsaget af, at kravene til IT-sikkerhed er lavere, når man kommer uden for EU, og dermed er der en større risiko for, at der er uvedkommende, der læser med, når der sendes mails ud af EU.

Hvorfor er det relevant for dig?

Nogle udbydere af mail-, cloud- og hjemmesideløsninger har deres servere stående i lande uden for EU. Dvs. at du sender data ud af EU, hver gang du benytter dig af disse servere. Derfor er man som forening nødt til at undersøge, hvor foreningens servere står, så man kan sikre sig, at man ikke sender data ud af EU. Dette gælder også for hvert enkelt bestyrelsesmedlem, hvis man sender bestyrelsesmails til private mailadresser.

Når man skal vurdere, hvorvidt en mail er sikker at benytte eller ej, skal man undersøge, hvor i verden mailserveren er beliggende. Dette kan man se i vilkårene for brug af mailprogrammet eller den brugsaftale man har med sin mail-udbyder.

Som eksempel kan nævnes, at microsoft skriver i deres vilkår, at de opfylder EU’s persondataforordning, hvilket vil sige, at hvis man har registreret en mailadresse, som hjemmehørende i Danmark. Dvs. at hvis man  benytter microsoft som mailudbyder (og har oprettet kontoen som hjemmehørende i Danmark), så lagres data på en mailserver, der står i EU.

Pr. 25. maj 2018 havde Google ikke skrevet i deres privatlivsvilkår, at de overholder EU's persondataforordning. Google skriver kun at de benytter sig af deres Privacy Shield-certificering til at overføre data til USA. Der er således stor sandsynlighed for, at google benytter servere uden for EU til at opbevare data. Gmail er udbudt af google, så benytter man sig af disse, skal man sikre sig at data er lagret inden for EU.  

Google har fire data centre i EU, så det er muligt for Google at opbevare data inden for EU, men det gælder formodentlig kun for ydelser, der betales for. Man kan således ikke bruge googles produkter uden at sikre sig, at data opbevares inden for EU, hvilket formodentlig ikke er Googles standard. 

Fastsæt retningslinjer for, hvordan foreningens personoplysninger må behandles i bestyrelsen

Ved håndtering af personoplysninger skal foreningen være opmærksom på, at det skal foregå med et passende niveau af sikkerhed og privatlivsbeskyttelse.

Foreningens oplysninger opbevares typisk elektronisk på bestyrelsesmedlemmers egne computere, på en fælles bestyrelsescomputer, i mailbokse, i cloudløsninger, på hjemmesider, eller fysisk i ringbind og arkivskabe i et bestyrelseslokale eller hjemme hos et eller flere bestyrelsesmedlemmer.

Foreningen bør fastsætte retningslinjer for sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte mod hackere, for at sikre overlevering og evt. sletning af oplysninger, når et bestyrelsesmedlem ophører med at være bestyrelsesmedlem, samt for at hindre at husstandsmedlemmer eller besøgende hos et bestyrelsesmedlem får adgang til bestyrelsens dokumenter.

Fysiske dokumenter bør opbevares aflåst. Elektronisk opbevaring af persondata bør sikres med firewalls, antivirus og sikre adgangskoder. Hvis foreningen har en hjemmeside eller et fælles forum på et socialt medie, bør disse sikres med password, så det kun er medlemmer, der har adgang.  

Fastsæt en procedure i tilfælde af sikkerhedsbrud

Hvis et medlem af bestyrelsen konstaterer, at der er sket et brud på datasikkerheden, har foreningen pligt til uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer fra konstatering af bruddet, foretage en anmeldelse til Datatilsynet, med mindre det er usandsynligt, at sikkerhedsbruddet kan være årsag til misbrug af oplysningerne.

Hvis der er risiko for misbrug af personoplysningerne, skal foreningen underrette den eller de berørte personer uden unødig forsinkelse, så de kan træffe deres forholdsregler.

Alle brud på datasikkerheden skal dokumenteres af foreningen, herunder en beskrivelse af de faktiske omstændigheder, konsekvenser og tiltag, foreningen har foretaget for at afhjælpe situationen.

Da foreningen som udgangspunkt skal reagere inden for 72 timer, så bør foreningen fastsætte en procedure i tilfælde af sikkerhedsbrud, så foreningen handler hurtigst muligt.

Sikkerhedsbrud, der skal anmeldes til Datatilsynet, kan anmeldes direkte på Datatilsynets hjemmeside.  

Lav en fortegnelse over foreningens behandling af personoplysninger

Det er et krav i databeskyttelsesreglerne, at foreningen fører en fortegnelse over foreningens behandling af personoplysninger. Der er ikke specifikke formkrav til fortegnelsen, men den skal foreligge skriftligt og elektronisk.

Fortegnelsen er bestyrelsens dokumentation for, at foreningen har det fornødne overblik over deres behandlinger af personoplysninger.

Se et eksempel på en fortegnelse her

Informer beboerne om foreningens behandling af personoplysninger

Den enkelte beboer har en række rettigheder i forhold til foreningens behandling af personoplysninger. Beboeren har fx ret til af få oplyst hvilke oplysninger, foreningen behandler om vedkommende, hvor oplysningerne stammer fra, hvad de bruges til og hvor længe foreningen opbevarer oplysningerne, samt hvem de videregives til.

Derudover er der pligt til at informere beboerne, når man modtager oplysninger fra andre om vedkommende.

For at undgå at man skal orientere beboerne, hver gang man modtager en oplysning, som er helt sædvanlig i forhold til drift af foreningen, så anbefales det, at foreningen udfærdiger en privatlivspolitik, hvor foreningen oplyser om alle de almindeligt forekommende oplysninger, som behandles – både fra beboerne og fra tredjepart – således at beboerne en gang for alle oplyses om, hvordan og hvorfor persondata behandles i foreningen. Herefter vil det kun være i de særlige situationer, der ikke fremgår af privatlivspolitikken, at foreningen skal sørge for orientering af beboeren, når der modtages og behandles oplysninger om vedkommende.

Derudover kan skabelon til en privatlivspolitik for en ejerforening købes i EjendomDanmarks shop under persondata.

Det er også muligt at finde en skabelon til iagttagelse af oplysningspligten og indsigtsretten på Datatilsynets hjemmeside.

Vær opmærksom på at det ikke er tilladt at orientere en beboer om persondata, der vedrører en anden beboer. Hvis det bliver nødvendigt at foretage ekstra orientering til en beboer om modtagelse af persondata, så skal der differentieres i oplysningerne, hvis oplysningerne vedrører flere beboere på en gang.

Forhold jer til, hvordan beboerhenvendelser skal behandles

Beboerne har efter anmodning ret til indsigt i hvilke oplysninger foreningen behandles om vedkommende. Retten kan dog begrænses af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv. De oplysninger foreningen har registreret skal være korrekte, og beboeren har derfor ret til at få berigtiget forkerte oplysninger. Ligesom beboeren har ret til at supplere med yderligere oplysninger, hvis det vil gøre oplysningerne mere fuldstændige. Beboeren har også ret til at få slettet oplysninger, hvis oplysningerne ikke er nødvendige for driften af foreningen, opfyldelse af lovkrav (fx bogføringsloven eller hvidvaskloven) eller imødegåelse af retskrav, hvis der er en tvist med vedkommende eller en potentiel tvist.

Henvendelser om indsigt, berigtigelse, sletning eller lignende skal besvares uden unødig forsinkelse og senest 1 måned efter modtagelse af henvendelsen.  

Da beboeren har ret til indsigt m.v. er det en god ide, at bestyrelsen forholder sig til, hvem der skal gøre hvad, når foreningen mødes med at krav om indsigt, berigtigelse, sletning eller lignende.

Indhent samtykke, hvis foreningen behandler personoplysninger, der ikke er nødvendige

Hvis foreningen gerne vil behandle oplysninger, som ikke er nødvendige for at varetage driften af foreningen, men som alligevel er i foreningens interesse, skal der indhentes samtykke fra de berørte for at det er tilladt. Det er fx tilfældet, hvis man ønsker at publicere billeder på hjemmesiden fra sociale arrangementer i foreningen, eller hvis man ønsker at notere medlemmernes fødselsdato til brug for en fødselsdagsliste i foreningen.  

Indgå databehandleraftaler med foreningens samarbejdspartnere

Foreninger er dataansvarlige for behandling af persondata, der sker af hensyn til drift af foreningen. Dette er uanset om foreningen selv varetager behandlingen af persondata, eller om man får hjælp til behandlingen fra en anden.

De samarbejdspartnere, der behandler persondata på vegne af foreningen, skal foreningen sørge for at indgå en databehandleraftale med. Det vil typisk være:

• Målerselskaber, der udarbejder forbrugsregnskab for foreningen, fx Ista, Clorius, Brunata, Techem m.v. 
• Hjemmesideudbydere, fx prosedo
• Ekstern bogholder
• Lønsystemer, der benyttes af foreningen
• Foreningens IT-leverandører (mailprogrammer, cloudløsninger og hjemmesideudbydere)
• Administrator

De fleste databehandlere vil selv kontakte jer med et forslag til en databehandleraftale, da databehandlerne foretrækker at have den samme aftale med alle sine kunder. Samtidig er databehandleren nærmest til at skrive, hvilke data de behandler og til hvilke formål, og derfor giver det god mening, at databehandleren kommer med et oplæg til en databehandleraftale. 

Hvis foreningen selv vil udarbejde en databehandleraftale, så kan paradigma til databehandleraftale for en ejerforening købes i Ejendomsforeningen Danmarks shop under persondata.

Yderligere information

Vil du vide mere, så kan du læse Datatilsynets udtalelser, vejledninger og afgørelser på Datatilsynets hjemmeside

Renter på fælleslån

Bor du i ejerlejlighed, er der mulighed for at få et fradrag, hvis du betaler renter til et fælleslån. Det kan eksempelvis være et lån, der er optaget i forbindelse med etableringen af et nyt tag, nye faldstammer eller udskiftning af vinduer.

For at man kan få fradrag for sine renteudgifter, skal gælden og renteudgifterne dog være fordelt ud blandt ejerne - gælden skal med andre ord være tilknyttet de enkelte personer i ejendommen.

Der har været sager, hvor man ikke fik fradrag for renteudgifterne, da lånene ikke påhvilede de enkelte medlemmer i foreningen, men alene ejerforeningen, så det er ikke sikkert, man kan få det. Undersøg eventuelt dette med din ejerforening.